Email-Knigge - so werden deine emails sicher gelesen

Gute Emails schreiben ist ja wohl keine Kunst? Das stimmt, aber einige Punkte gilt es doch zu beachten - dafür gibt es den Email-Knigge

Nichts ersetzt das persönliche Gespräch – nur dabei können wir alle „Schwingungen“ unseres Gegenüber wahrnehmen, bei Unklarheiten sofort reagieren, eigene Aussagen klarstellen.

Ein Email ist schnell geschrieben, erleichtert unsere Kommunikation aber nicht nur, kann zu Missverständnissen führen oder landet im schlimmsten Fall ungelesen in Ablage „P“.

Der Email-Knigge sagt: nicht zu schnell auf „senden“ drücken.

1. FINDEST DU DEN RICHTIGEN TON?

Eigentlich ganz klar: je nachdem, an wen die Email geht, kommt es auf den Ton an: schreibst du an einen Kunden, Geschäftspartner, eine Person des öffentlichen Lebens, an eine Behörde… oder an deinen besten Freund.

Je offizieller, desto förmlicher. Privat geht’s auch locker und leger.

2. BETREFF

Der Empfänger soll sofort wissen, worum es geht – auch hier schon gut überlegen, kurz und prägnant formulieren. Wenn man aus der Masse der Emails hervorstechen möchte und es passt (z.B. in einem Newsletter für Sonnencreme oder einer Weihnachtsmail) darf man auch ein entsprechendes Emoji dazu setzen. Aber Achtung, nur wenn es passt! Sonst haben Emojis in der Geschäftskommunikation nichts zu suchen.

3. WELCHE ANREDE IST DIE RICHTIGE?

Persönlich ist immer gut. Bei Geschäftsbeziehungen also gerne „Sehr geehrte Frau Mustermann“. Geht das Email an mehrere Personen: Vorgesetzter vor Mitarbeiter, Frau vor Mann, sonst in alphabetischer Reihenfolge. Kennt man sich schon lange oder hat einen guten Draht, geht natürlich auch „Liebe Frau Mustermann“.

In Österreich wichtig – keine Titel unterschlagen, immer den höchsten anführen: Prof. zieht vor Dr., Dr. vor Mag. Bitte nicht: Prof.Dr.Dr.Mag.MAS….

4. FESSELT DEIN INHALT?

Bitte kurz, knapp, verständlich. Wenn irgendwie möglich nie über eine A4-Seite. Kurze, verständliche Sätze, klare, einheitliche Typo in gleicher Schriftgröße, Abkürzungen vermeiden, Absätze oder Bullet-Points zur besseren Lesbarkeit einfügen. Besonders Wichtiges kann fett gedruckt sein, z.B. wichtige Fristen oder Termine.
Vermeide Fachchinesisch und Fremdwörter. Auch hier gilt: KISS – Keep It Short & Simple. Nicht vergessen: viele lesen ihre Emails am Handy!
Vermeide, mehrere Themen in einem Email anzusprechen, das sorgt für Verwirrung und erschwert bei späterer Kommunikation die Nachvollziehbarkeit. Lieber 2 Emails schreiben.
Lies mehr zum 1×1 guter Texte.

5. EMAIL-KNIGGE EMPFIEHLT: CALL TO ACTION

Fordere deinen Empfänger am Schluss deines Emails auf, zu reagieren. Bitte um Antwort/Feedback bis zu einem konkreten Termin. Bedanke dich dafür im Voraus, das kommt immer gut an.

6. WIE VERABSCHIEDEST DU DEINEN ADRESSATEN?

Knigge steht für gute Umgangsformen – sie dürfen auch im Email-Knigge nicht fehlen. Die Verabschiedung gehört dazu. Nichts falsch machst du mit den üblichen „Mit freundlichen Grüßen“, „Herzliche oder Beste Grüße“, bei persönlicherem Verhältnis „Liebe Grüße“. Noch freundlicher klingt ein „Mit weihnachtlichen Grüßen nach Wien“ oder „Viele liebe Grüße nach Berlin“.

7. ENTHÄLT DEINE SIGNATUR ALLES WICHTIGE?

Die Signatur muss vor allem aktuell sein, du musst über alle Kanäle erreichbar sein. Was nicht fehlen darf: dein Name, Firmenname, Adresse, Telefonnummer(n), Website (verlinkt) und Social-Media (verlinkt). Und vergiss nicht: Design ist auch hier wichtig – achte auf Übersichtlichkeit, integriere Design-Elemente (Typographie, Farbe, Logo).

8. FEHLER LAUT EMAIL-KNIGGE VERBOTEN

Eine Kontrolle vorm Senden ist wichtig. Flüchtigkeitsfehler schleichen sich schnell ein – dazu trägt auch die Autokorrektur Einiges bei. Bitte nochmal durchlesen, auf richtige Grammatik Wert legen – alles andere wirkt unprofessionell und erzeugt wenig Vertrauen in deine Kompetenz.

9. WAS SONST NOCH WICHTIG IST

Achte darauf, nicht zu zu viele Anhänge zu platzieren. Über 5MB sollten es in in der Regel nicht sein. Bei großen Dateien nutze wetransfer.
Links nur spärlich einsetzen, sie lenken oft vom Inhalt ab. Am besten du platzierst sie am Ende des Textes.
Ärger ist kein guter Berater, versende kein Email, wenn du wütend bist, dich ungerecht behandelt fühlst etc. Lass es über Nacht liegen und überlege dir dann, ob du es wirklich verschicken willst. Gehen schon mehrere Emails in einer strittigen Angelegenheit hin und her, triff dich persönlich, um alles zu klären oder nimm das Telefon in die Hand.